Wat zijn de gevolgen van je bedrijfsnaam aanpassen?
De belangrijkste gevolgen van het aanpassen van de bedrijfsnaam zijn:
- Kosten
- Huisstijl aanpassen
- Nieuwe merkregistratie
- Verlies naamsbekendheid
- Verminderde vindbaarheid
Als je jouw bedrijfsnaam gaat aanpassen, dan heeft dat dus veel gevolgen. Zo is het belangrijk dat je nauwkeurig alle stappen volgt om te voorkomen dat je bijvoorbeeld onvindbaar wordt voor bestaande en nieuwe klanten.
Grootste gevolg van naamswijziging is dat het verlies van naamsbekendheid kan betekenen. Daarnaast brengt wijzigen van handelsnaam veel kosten met zich mee, omdat je vaak de volledige huisstijl moet aanpassen. De website, visitekaartjes, briefpapier, bedrijfsauto en alle andere uitingen waar je maar aan kunt denken moeten worden aangepast.
Daarnaast moet je er op letten dat je controleert of jouw nieuwe bedrijfsnaam beschikbaar is als handelsnaam én merk. Pas op het moment dat de naam geregistreerd is, weet je zeker dat je het mag gebruiken en je geen merkinbreuk pleegt.
Met een enkele aanpassing in het handelsregister ben je er daarom nog niet. Met een handelsnaam kan je namelijk nog steeds inbreuk plegen op een ouder merkenrecht van andere partijen.
Om die reden moet ook een nieuwe merkregistratie worden gedaan in de landen of gebieden waar je actief bent.
Voordeel is wel dat als je je naam verandert en je dit doorgeeft aan de Kamer van Koophandel, zij dit binnen 5 werkdagen doorgeven aan de belastingdienst. Dit hoef je gelukkig niet zelf te doen.
Hoe kan je je bedrijfsnaam veranderen?
Je bedrijfsnaam veranderen kan eenvoudig door het wijzigingsformulier van de KvK in te vullen. Dit formulier mag worden ondertekend door:
- de eigenaar van een eenmanszaak
- een van de vennoten van een vof of cv
- een van de maten van een maatschap
- een bestuurder van een rechtspersoon
- een notaris
Tegelijkertijd moet je je merknaam registreren om te voorkomen dat je een handelsnaam kiest waarmee je merkinbreuk pleegt.
Wanneer is het verstandig om je bedrijfsnaam te wijzigen?
Je bedrijfsnaam wijzigen gebeurt over het algemeen alleen in geval van fusies en overnames of bij inbreuk op handelsnamenrecht of merkrecht.
Aanpassing van de naam van je organisatie vanwege imagoschade is een mogelijkheid, maar het zal voor je B2C of B2B klanten vrij snel duidelijk zijn dat je jouw naam gewijzigd hebt waardoor je niet het gewenste doel bereikt, maar wel hoge kosten hebt gehad.
Checklist voor het veranderen van jouw bedrijfsnaam
- Nieuwe bedrijfsnaam bedenken
- Check je bedrijfsnaam
- Controleer de merknaam
- Wijziging doorgeven bij KvK
- Merk registreren
- Vindbaarheid behouden
- Klanten en leveranciers inlichten
Nieuwe bedrijfsnaam bedenken
Voordat je een wijziging doorvoert, moet er natuurlijk een nieuwe naam zijn. Logisch.
Als je een naam aan het bedenken bent, is het wijs om met een aantal zaken rekening te houden.
Raadzaam is dan om te kiezen voor een sterk merk. Dat is een naam voor je bedrijf die zowel beschikbaar is en tevens goed te beschermen valt.
Beschrijvende namen zijn dit bijvoorbeeld niet. Zo kan je Apple wel registreren voor telefoons en computers, maar niet als groenteman en kan Diesel wel voor kleding en niet voor brandstoffen.
Tot 2016 golden andere richtlijnen op gebied van onderscheidend vermogen. Voor veel merken die voor die tijd niet geweigerd werden, geldt dat nu niet meer.
Ook aanprijzende namen zijn slecht. Denk bijvoorbeeld aan “De Beste Makelaar”. Stel je voor dat je in de auto op de radio reclame hoort hiervoor en je gaat op kantoor eens Googlen. Je komt dan 4,4 miljoen zoekresultaten tegen. Niemand die dan nog weet van wie het merk achter de reclame was. Een goede naam is vaak een fictieve naam. Een nieuw merk is daarmee beter te beschermen voor jullie bedrijf.
Check je bedrijfsnaam
Het checken de naam van het bedrijf in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is stap twee. Hierbij is het goed om op te merken dat iemand geen handelsnaamrecht krijgt door inschrijving in dit register, maar door gebruik ervan. Zo is het goed mogelijk dat namen niet in dit register staan, maar er wel rechten op rusten. Dit kunnen handelsnaamrechten, maar ook merkenrechten zijn.
Controleer de merknaam
Noodzakelijke volgende stap is dan ook het controleren van je merknaam op beschikbaarheid en of het aan alle vereisten voldoet om als merk te kunnen dienen. Merknamen zonder onderscheidend vermogen zullen bijvoorbeeld geweigerd worden en als je niet optimaal onderzoekt of jouw naam en logo beschikbaar zijn, is de kans groot dat je tegen bezwaar aanloopt tijdens de registratieprocedure en jouw merk dus niet kan worden ingeschreven.
Merkregistratie
Pas nadat jouw merkaanvraag gepubliceerd is, de oppositietermijn doorlopen heeft en is ingeschreven, weet je zeker dat je naam en/of beeld mag gebruiken en je niet onverhoopt iemand voor de borst stoot waardoor je weer de bedrijfsnaam moet veranderen.
Dit maakt een merkregistratie onmisbaar als je de naam van je bedrijf gaat wijzigen. Let hierbij dus op de doorlooptijd van de merkaanvraag. Dit is ongeveer 3 maanden in de Benelux en 4 tot 8 maanden in de EU. Bij een internationale merkregistratie kan het langer duren.
Zorg ervoor dat je uitrekent dat jouw merk is ingeschreven voordat je ermee naar buiten treedt.
Wijziging doorvoeren bij KvK
Als je merk is ingeschreven, dan is het zaak om de wijziging door te geven aan de KvK. Dit kan eenvoudig met het eerder genoemde wijzigingsformulier. De Kamer van Koophandel zal de gewijzigde gegevens doorgeven aan de Belastingdienst.
Online vindbaarheid behouden
Voor het behouden van online posities in de zoekresultaten van Google is het goed om te zorgen voor een redirect van je oude website naar je nieuwe. Ook moet je hiervoor de website aanpassen binnen Google Mijn Bedrijf, ook wel Google My Business.
Tevens moet je er aan denken om social media kanalen als Facebook, LinkedIn en Instagram om te zetten naar de nieuwe naam.
Klanten en leveranciers inlichten
Om misverstanden te voorkomen is het verstandig dat je bestaande klanten en leveranciers inlicht. Zo is het niet ondenkbaar dat een rekeningnummer is gewijzigd waardoor betalingen niet goed meer binnenkomen van klanten, maar het kan ook zijn dat betalingen van jou onder een andere naam bij leveranciers voor misverstanden zorgt.
Tot slot is het bij overnames noodzakelijk om klanten hierover te informeren. Bij lopende abonnementen met automatische incasso’s is het in enkele gevallen mogelijk dat deze klanten tussentijds mogen opzeggen.
